Technologie pro automatické vytváření textu (anglicky document assembly) se uplatní všude, kde se vytvářejí dokumenty podle vzoru. Zavedení této technologie může přinést významné zrychlení a zjednodušení práce nejen pro osoby vykonávající právní praxi, jako jsou advokáti, notáři nebo exekutoři, ale i lidem v bankách, pojišťovnách, realitních nebo cestovních kanceláří či ve veřejném sektoru.

Automatizace při sestavování textů významně zkracuje dobu potřebnou na vytvoření konkrétního dokumentu. Zpravidla až o polovinu, ale i více, než kdyby se dokument vytvářel "klasicky ve Wordu". Největší časové úspory, a také největšího omezení rizik (viz níže), se dosáhne v případě komplexních, vnitřně strukturovaných dokumentů. Z praxe je znám příklad, kdy jedna z advokátních kanceláří londýnského "magic circle" nasazením této technologie zkrátila dobu potřebnou na přípravu dokumentu o 90 procent. Připravit odpověď na žalobu tak trvalo jen desetinu toho, co by si příprava toho samého dokumentu vyžádala při použití klasických postupů.

Časová úspora ale není jediným přínosem. Automatizace zjednodušuje správu používaných písemností a sjednocuje je. Strukturované centrální úložiště dokumentů (takzvaný document warehouse − sklad písemností), které při zavedení této technologie vzniká, umožňuje podívat se na písemnosti jako na celek. Umožňuje nám uvidět celý les. Nejenom jednotlivé stromy. Tato skutečnost tak přispívá ke zvýšení kvality vytvářených dokumentů.

Jako vyplnění dotazníku

Automatizované sestavování textů je dnes už vyzrálou technologií. První aplikace tohoto druhu se objevily v 80. letech minulého století. Technologie pracuje jednoduše. Nejprve se ze vzorového textu vytvoří předloha. Na místech, kam se mají vyplnit konkrétní údaje nebo zařadit či vypustit text, se do předlohy vloží variabilní pole. Vznikne tak jakýsi formulář, který pak uživatel vyplňuje. Při vytváření konkrétní písemnosti tak nedochází k úpravě "vzor ve Wordu", ale k "vyplnění dotazníku". Tím se práce významně zrychlí a zkvalitní. Uživatel například nemusí odmazávat vysvětlivky, které ve vzoru obvykle jsou, ani nemusí ztrácet čas formátováním nově vloženého textu.

Otázky, které dotazník obsahuje, jsou dvojího druhu. Buď políčka na vyplnění, nebo zaklikávátka. Do políček uživatel vkládá konkrétní údaje, případně se tyto údaje mohou přenést z napojené databáze a tím lze vytvoření dokumentu dále zjednodušit a zrychlit.

Zaklikávátky uživatel volí variantu výsledného textu. Například zda je smluvní strana právnická, nebo fyzická osoba, zda má písemnost být v češtině, nebo třeba v angličtině, zda má obsahovat nějaká zvláštní ustanovení, nebo taková ustanovení naopak mít nemá. Tuto volbu provede uživatel jen jednou. Na všech místech, kde to je ve vytvářené písemnosti potřeba, se pak text doplní nebo změní automaticky.

Klikli jste na článek, který patří do předplatitelské sekce iHNed.cz
Chcete si přečíst celý článek?