Jakkoli se může jevit problematika zásahu do soukromí zaměstnance již dávno vyřešená, v praxi se stále setkáváme s mnohými otázkami. Například zda a za jakých podmínek je možné nahlédnout do pracovní e-mailové schránky zaměstnance po skončení jeho pracovního poměru. Je totiž zcela běžnou praxí, že až po odchodu zaměstnance podnik zjistí, že některá významná informace je obsažena právě v e-mailu dotyčného. Nabízí se tak otázka, zda může zaměstnavatel do pracovní e-mailové schránky bývalého zaměstnance vstoupit a příslušné e-maily otevřít.

V kontextu zásahu do soukromí bývalého zaměstnance je nutné rozlišovat dvě roviny, a to rovinu zásahu do listovního tajemství obecně a zpracování osobních údajů zaměstnance.

Zásah do listovního tajemství

V případě zásahu do listovního tajemství, ať už bývalého či současného zaměstnance, dochází ke střetu práva zaměstnavatele na ochranu majetku a práva zaměstnance na ochranu soukromí a lidské důstojnosti. Tento střet řeší § 316 odst. 1, 2 a 3 zákoníku práce, kde jsou upraveny podmínky výkonu práva kontroly zaměstnanců.

V případě stávajících zaměstnanců je zaměstnavatel oprávněn sledovat počet došlých a odeslaných e-mailových zpráv, včetně adres odesílatelů.1 💬 Avšak jak zdůraznil Úřad na ochranu osobních údajů ve svém dřívějším stanovisku, o takové hlubší preventivní kontrole je nutné zaměstnance předem informovat a e-mailovou schránku sledovat pouze v rovině hlaviček e-mailových zpráv.2 💬 V takovém případě k porušení listovního tajemství ze strany zaměstnavatele nedochází, neboť ten nepřistupuje k otevření a čtení konkrétních zpráv. Otázku případného zásahu do listovního tajemství zaměstnance tak není nutné řešit.

Od těchto pravidelných kontrol, při nichž nedochází ke čtení korespondence zaměstnance, je nutné odlišovat ad hoc vstup do e-mailové schránky zaměstnance, při kterém je zaměstnavatel oprávněn seznámit se s konkrétním obsahem zprávy. Podmínkou je, že se jedná o e-mail pracovní povahy a i v tomto případě je třeba zaměstnance dopředu informovat.

Tento ad hoc vstup má pevná pravidla a zaměstnavatel smí e-mailovou zprávu pracovní povahy otevřít a přečíst pouze výjimečně, především je-li to třeba v zájmu ochrany jeho práv. Nejčastěji se bude jednat o případy dlouhodobé nemoci zaměstnance, ale i skončení pracovního poměru.

Musí se tedy jednat o objektivní důvody, při kterých lze předpokládat, že prodlení s vyřízením pracovní pošty by mohlo zaměstnavateli způsobit bezprostřední újmu. Je tak nepochybné, že v případě, kdy je zaměstnanec v práci, není žádný důvod, aby zaměstnavatel do jeho e-mailové schránky vstupoval. Bude-li ale nutno za splnění těchto podmínek získat určité informace z e-mailových zpráv již po rozvázání jeho pracovního poměru, máme za to, že takový ad hoc zásah do listovního tajemství bude oprávněný.

V tomto kontextu považujeme za nezbytné zdůraznit, že za žádných okolností není zaměstnavatel oprávněn otevírat a číst osobní e-mailovou korespondenci svých zaměstnanců ani nikoho jiného. Jenže jak poznat, že se jedná o e-mail osobní povahy? Soustřeďte se na odesílatele a předmět zprávy. A v případě, že se zástupce zaměstnavatele splete a v průběhu seznamování se s obsahem pošty zjistí, že se nejedná o poštu pracovní, je povinen čtení okamžitě ukončit a zprávu zavřít.

Podle našeho názoru tedy platí, že zaměstnavatel je oprávněn po skončení pracovního poměru zaměstnancem ad hoc vstoupit do jeho e-mailové schránky a seznámit se s obsahem jeho pracovní e-mailové zprávy a tuto zprávu také vyřídit. Jedná se o oprávněný a ospravedlnitelný zásah do soukromí zaměstnance, avšak lze takto postupovat pouze výjimečně a za splnění výše uvedených podmínek.

Zpracování osobních údajů

Vedle zásahu do listovního tajemství je také nutné posoudit, zda je přístup do e-mailové schránky bývalého zaměstnance v souladu s právní úpravou regulující ochranu osobních údajů.

Není pochyb o tom, že pracovní e-mailová adresa obsahující jméno a příjmení je osobní údaj, jehož zpracování je regulováno příslušnou legislativou.3 💬 Konkrétně se jedná o nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).4 💬

Každý zaměstnavatel zpracovává širokou škálu osobních údajů svých zaměstnanců. Ve vztahu k e-mailům se jedná nejenom o zpracování e-mailové adresy jako zřejmého osobního údaje, ale také počtu odeslaných a přijatých zpráv, odesílatele, adresáta a předmětu konkrétního e-mailu.5 💬 Právním titulem zpracování je oprávněný zájem na ochraně majetkových práv zaměstnavatele provedením kontroly, zda zaměstnanec využívá pracovní prostředky pro účely výkonu práce. Má ale zaměstnavatel oprávněný zájem na zpracování těchto osobních údajů i po skončení pracovního poměru zaměstnance, nebo je možné zpracování podložit jiným titulem? Nadto se nabízí otázka, zda lze po skončení pracovního poměru e-maily bývalého zaměstnance otevřít a informace v nich obsažené použít pro zajištění kontinuity práce.

Klikli jste na článek, který patří do předplatitelské sekce iHNed.cz
Chcete si přečíst celý článek?