jarvis_58c93719498e5bf83b337c95.jpeg
Provozování coworkingu je náročné na organizaci. Nevyhnete se ani řešení právních otázek - ilustrace.
autor: Vojta Šeda

Coworking je hitem dnešní doby. Jedná se o sdí­lené kanceláře, které vznikají v hojné míře nejen v Praze, ale i v mnoha jiných městech po celé České republice. Nabízí možnost pra­covní plochy pro samostatnou práci či spolupráci více osob, navazovat kontakty a zbavit se pocitu izolace při práci z domova, to vše za výhodných podmínek. S ohledem na tyto pilíře lze právem očekávat, že tento trend přechodu na sdílené kanceláře bude pokračovat.

Pokud chcete tyto služby nabízet, musíte si nejdříve řádně promyslet, pro koho coworking bude. Jinými slovy, kdo bude vaše cílová skupina. Od toho se odvíjí prakticky vše. Většina coworkingů je určena podnikatelům napříč všemi oblastmi byznysu. Nicméně vznikají i specializované, například pro samostatně působící advokáty.

Vymezení skupiny, které mají sdílené kanceláře sloužit, pomáhá k identifikaci těchto prvků: budeme nabízet jen pronájem kanceláří a zasedaček, nebo i virtuální kanceláře, obsluhu datových schránek, nebo i poradenství, semináře a konference? Chceme být komorní, nebo velký projekt? Chceme se zaměřit na určitý segment klientů, nebo budeme sloužit všem?

Jakmile máme jasno v těchto věcech, můžeme se pustit do dalších kroků.

Oprávnění k podnikání

Volba a rozsah konkrétních oprávnění se přímo odvíjí od zaměření projektu. Základní činnost, což je poskytování prostor, se podle § 9 zákona o daních z příjmů uskutečňuje jako pronájem. Nutno dodat, že nájem do 48 hodin podléhá dani z přidané hodnoty, zatímco nájem na dobu delší než 48 hodin už nikoliv. Na pronájem není potřeba si zařizovat živnost. Stačí pouhá registrace na příslušném finančním úřadu k dani z příjmů. Následně vedete účetnictví a daň odvádíte.

Na začátku si musíte dobře promyslet, s kým jste ochotni kanceláře sdílet. Od toho se odvíjí prakticky vše ostatní.

Naopak doprovodné služby již živnosti podléhají. Například recepční služby a zajišťování seminářů a konferencí spadají pod živnost volnou. Pokud nabízíte jídlo, potřebujete živnost na hostinskou činnost, což už je živnost vázaná.

Kanceláře pro všechny

Následuje hledání vhodné lokality a budovy pro umístění sdílených kanceláří. Většina současných coworkingů zaujímá jedno patro několikapodlažní budovy obvykle v centru města. Příjemnou vstupní halou vcházíte do velkého open spacu, který je centrem celého dění. Je tu recepce, sdílené kancelářské stoly, bar a relax zóna. Vedle open spacu s pracovními stoly se nachází zasedací místnosti a několik separátních kanceláří, které si lze také pronajmout.

Výběr vhodného domu a dostupnosti pro klienty není dobré podceňovat. Počítejte s tím, že na začátku vám určitý čas zaberou prohlídky domů, budete ve velmi úzké spolupráci s realitními makléři, abyste vybrali ten nejlepší.

Další kapitolou jsou stavební úpravy, které je potřeba v coworkingu provést. Máte-li vlastní prostory, budete je řešit sami. Čeká vás tedy vyřizování ohlášení či stavebního povolení na stavebním úřadě a především dozor nad celou realizací. Naopak jste-li v nájmu v obchodní budově v centru, budete mít všechny úpravy na klíč, ovšem mnohdy za velmi přemrštěnou cenu.

Pro řádné a ziskové vedení coworkingu je nutno nastavit jasná pravidla spolupráce mezi coworkingem a subdodavateli a coworkingem a jeho klienty. Ta se formulují do separátních smluv nebo do obchodních podmínek či podmínek užívání.

Obchodní podmínky jsou ideální pro případ, že uzavíráte smlouvy s klienty on-line. Mezi základní náležitosti obou dokumentů patří smluvní strany, předmět služby, výše odměny a pravidla pro její úhradu, práva a povinnosti stran, sankce za jejich případné porušení a rozhodné právo. Nad rámec těchto náležitostí lze přidat speciální povinnosti hodící se pro určitý segment klientely, například etický kodex.

EET a pojištění

Plánujete-li inkasovat platby od klientů v hotovosti nebo platební kartou, od letošního března musíte při­počítat náklady na elektronickou evidenci tržeb. Musíte se tedy zaregistrovat do systému a pořídit si pokladnu s odpovídajícím softwarem. Ať už jste v nájmu, nebo máte vlastní prostory, je velmi vhodné sjednat si pojištění. Velice pravděpodobně budete mít v nájemní smlouvě uvedenu povinnost předložit pronajímateli pojištění odpovědnosti za škody způsobené v prostorách. Když už ho budete sjednávat, je vhodné rovnou připojistit vnesené věci proti krádeži nebo živelním událostem.

Vztahy se zaměstnanci

Každodenní chod sdílených kanceláří je třeba realizovat v týmu. Aby vše skvěle fungovalo, je potřeba nastavit jasná pravidla se zaměstnanci, popřípadě dalšími spolupracujícími osobami. Vyžaduje-li projekt lidi na plný úvazek, uzavírá se pracovní smlouva. Pokud stačí pokrýt provozní potřeby pomocí skupiny studentů, budete uzavírat především dohody o provedení práce.

Budete potřebovat nastavit správná pravidla mezi společníky, smlouvy s dodavateli, zaměstnanci a klienty a ty budete rozvíjet a doplňovat.

Na základě těchto smluv pak budete platit mnohdy nemalé výdaje v podobě mezd a odvodů na sociální a zdravotní pojištění. Vedle toho je potřeba platit zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu a nemoci z povolání.

Účetní a právní služby

Jako každý jiný podnikatel budete mít řadu účetních a daňových povinností. Budete vést účetnictví, podávat daňová přiznání (zejména k dani z příjmů či dani z přidané hodnoty) a samozřejmě daně budete muset i platit. Jelikož toho není málo, je vhodné navázat spolupráci s účetním či daňovým poradcem, který vám celou agendu obstará.

Na začátku podnikání i v jeho průběhu budete stát před mnoha důležitými rozhodnutími. Budete potřebovat nastavit správná pravidla mezi společníky, smlouvy s dodavateli, zaměstnanci a klienty a ty budete v čase rozvíjet a doplňovat.

Autorka je advokátka, vytvořila projekt Jurispace.cz