jarvis_5beb04cc498e3216c8cbce65.jpeg
Firma obměňuje svou manipulační flotilu ze spalovacích motorů na elektrický pohon.
autor: Radek Novotný

Sledování zaměstnanců ve firmách je na vzestupu. Přispěl k tomu mimo jiné rozvoj techniky, který zlevnil kamery i "špionážní" software. Tváří v tvář sílící konkurenci i legislativním novinkám, jako je evropské nařízení o ochraně osobních údajů, si také podniky mnohem více střeží svá obchodní tajemství a citlivá data − hlavně ta o zákaznících. Jak ale ukazují zjištění Státního úřadu inspekce práce, často při tom zapomínají, že sledování zaměstnanců má zákonem stanovené limity.

K tomu, aby se mohla firma pustit do sledování nebo odposlouchávání svých lidí, potřebuje podle zákoníku práce vážný důvod. Ten není možné obejít ani tím, že by si podnik nechal od všech zaměstnanců podepsat, že s takovou kontrolou souhlasí.

Jenže co takovým závažným důvodem je, už zákon jasně neříká. Výsledkem je, že se zaměstnavatelé někdy pouští do velmi svérázných výkladů. Úřad pro ochranu osobních údajů v minulosti řešil například dotaz, zda může zaměstnavatel nainstalovat kamerový systém v kuchyňce na pracovišti kvůli tomu, že se z lednice ztrácí jogurty. Takovou ochranu potravin ale úřad označil za nepřiměřenou. Podle inspekce práce pak nemůže firma nainstalovat kamery ani v kancelářských prostorách s vysvětlením, že jí to pomáhá odhalit, jak v nich dochází k pracovním úrazům.

"Narušení soukromí zaměstnanců je vždy až poslední volbou při zajišťování přiměřených kontrolních opatření a je třeba dát přednost jiným způsobům kontroly, tam, kde je to pro dosažení účelu kontroly možné," vysvětluje Richard Kolibač ze Státního úřadu inspekce práce. Šetrnější variantou tak například podle něj může být osobní kontrola vedoucími.

Závažný důvod, který podle zákona firmě dovoluje sledovat zaměstnance kamerami, ale musí být hlubší. Typicky ho mají například banky nebo směnárny, kde se pracuje s vysokými částkami, benzinové stanice kvůli bezpečnosti nebo chemické podniky kvůli riziku, že zpracovávané chemikálie ohrozí zdraví lidí anebo majetek.

Zaměstnanci musí o sledování vědět

Zákoník práce pak také podnikům dovoluje, aby hlídaly, jestli zaměstnanci nevyužívají bez souhlasu nadřízených firemní počítače, telefony nebo výrobní techniku pro soukromé potřeby.

I v tomto případě má ale sledování pracovníků své meze. "Musí být informováni o způsobu kontroly například ve směrnici o využití IT," upozorňuje na důležité právo sledovaných lidí Jan Votruba, generální ředitel společnosti Sodat, který vyvíjí software pro analýzu a monitoring pohybu firemních dat.

Zaměstnavatelé také musí zaměstnancům popsat účel, kterého chtějí sledováním dosáhnout. "Tímto účelem je především ochrana know-how a majetku," dodává Votruba. Adekvátní takovému účelu bude například sledování služebních aut při pracovních cestách prostřednictvím GPS. Nepřípustné už ale je, aby firma monitorovala auta mimo pracovní dobu, pokud je umožňuje svým zaměstnancům používat i k soukromým účelům. Sledovat firma nemůže pomocí GPS ani své obchodní zástupce, kteří si služební cesty organizují zcela podle svého uvážení. V takových případech sice GPS v autě být může, avšak zviditelnit polohu auta může zaměstnavatel jen ve vážných případech, například když pracovník oznámí jeho krádež.

Sledovat, k čemu zaměstnanci používají firemní telefony a elektronickou poštu, by pak podniky měly jen v případě vážného podezření na narušení bezpečnosti firemních dat nebo nehospodárné využívání firemních prostředků. "I zde je ale nutné dbát na právo na soukromí zaměstnanců, a pokud jde o privátní poštu, byť doručenou na pracovní e-mail, nemá zaměstnavatel právo k její kontrole," připomíná partner advokátní kanceláře Havel & Partners Jan Diblík.

Firmy nesmí číst soukromé maily svých zaměstnanců ani odposlouchávat jejich telefony. Sledovat nesmí ani pohyb svých obchodních zástupců.

Podle rozsudku Nejvyššího soudu zaměstnavatel také nesmí odposlouchávat telefony svých lidí. Z výpisu hovorů ale může zjistit telefonní čísla, na která zaměstnanec volal, a porovnat je s databází klientů a zaměstnanců, aby se tak dopátral toho, zda skutečně šlo o pracovní hovory.

"Za přiměřené lze také považovat, když zaměstnavatel sleduje množství a velikost odeslané a přijaté pošty za účelem zabránění úniku citlivých informací," uvádí další příklad zákonného sledování partnerka UEPA advokáti Lucie Hladěnová. Stejně tak může firma kontrolovat, jaké informace si zaměstnanci v práci stahují ze svých flash disků, aby tak zabránila zamoření počítačových systémů viry a škodlivými programy.

Blokování jako prevence

Programy nainstalované ve firemních počítačích už dnes ale šéfům umožňují kontrolovat také to, jak jejich podřízení plní své pracovní povinnosti. Monitorují, jak lidé využívají určité aplikace, a vedou záznamy o jejich činnosti a nečinnosti. "V případě databází s osobními údaji se systémy logování přístupu dokonce považují obecně za nástroj k prokázání plnění některých povinností, které správcům dat ukládá evropské nařízení o ochraně osobních údajů. Je ovšem potřeba dodržet přiměřenost a limitovat přístup k takovým datům," upozorňuje spe­cialista na ochranu osobních údajů z advokátní kanceláře UEPA Tomáš Mudra.

Ani při plnění takového zákonem stanoveného účelu ale firmy nesmí sbírat víc dat, než je nezbytně nutné. "Monitorované údaje by měly být ukládány například pouze v případě odhalení vynášení dat a pouze po nezbytně nutnou dobu," dodává Mudra. A přístup by k nim měli mít jen vybraní lidé zabývající se firemní bezpečností.

V některých případech je pak lepší prevence než sledování. Týká se to zejména práce na internetu. Pravidla pro jeho využívání by zaměstnavatelé měli předem jasně vymezit ve svých vnitřních předpisech. Nežádoucí webové stránky, které zaměstnance odvádějí od práce, je pak lepší zablokovat než sledovat, co na nich lidé v pracovní době dělají a kolik času na nich tráví.

V on-line aplikacích, které lidé s oblibou využívají jak pro soukromé, tak pro pracovní účely, pak experti doporučují vytvořit soukromá místa, kam se zaměstnavatel nedostane. "Například u kalendářů se používá označení schůzky jako 'soukromá'," uvádí Hladěnová.

Inspekce přitvrdila, zkontrolovala už stovky podniků

Vzhledem k narůstajícím technologickým možnostem sledování se ochrana soukromí zaměstnanců stala v posledních letech i jednou z priorit inspekce práce. Firmy v důsledku toho musí počítat s tím, že kontrol zacílených na tuto oblast rychle přibývá. Zatímco loni jich inspekce práce do října provedla necelou stovku, letos už jich proběhlo 217. "Kontroly jsou z velké části realizovány na základě obdržených podnětů, nejčastěji od zaměstnanců," upozorňuje Kolibač. Na více než 80 kontrol ale inspektoři letos vyrazili do firem také náhodně − v rámci prevence a osvěty zaměstnavatelů.

Za neoprávněný zásah do soukromí pracovníků hrozí firmám až milionová pokuta. Letos už inspektoři zkontrolovali přes dvě stě podniků.

Porušení soukromí zaměstnanců inspekce odhalila zhruba v pětině případů. Nejčastěji šlo o nezákonné sledování pracovišť kamerami. "Do této oblasti také směřuje největší počet obdržených podnětů," dodává Kolibač s tím, že kamery na pracovišti zaměstnanci zřejmě považují za nejcitlivější zásah do svého soukromí.

Za nezákonný zásah do soukromí pracovníků nebo neoprávněný sběr údajů o nich může inspekce nově zaměstnavatele i trestat. Umožnila jí to loni v červenci novela zákona o inspekci práce. Pokuta může vyšplhat až na milion korun.

Při stanovování její konkrétní výše přihlíží inspekce k závažnosti přestupku. Pokud firma zaměstnance jen neinformuje o rozsahu kontroly, bude jí podle zákona hrozit sankce maximálně 100 tisíc korun. První správní řízení jsou ale teprve v běhu, a tak zatím žádná pravomocná pokuta ještě uložena nebyla.

Připraveno ve spolupráci s měsíčníkem Právní rádce.