V souvislosti s neustálým rozvojem ekonomických vztahů ve všech oblastech lidského konání narůstá tomu odpovídajícím rozsahem i význam používání soukromých silničních motorových vozidel, neboť se obecně většinou věří tomu, že silniční motorová vozidla jsou časově rychlejší než veřejné hromadné dopravní prostředky, a to i dálkové přepravy. Největší význam má tato domněnka ve vztahu k pracovním cestám, a to nejen zaměstnanců, ale i ostatních osob, převážně osob samostatně výdělečně činných, tj. samotných podnikatelů.

PRÁVNÍ ÚPRAVA V ZÁKONÍKU PRÁCE

Platná právní úprava používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách, a to jak tuzemských, tak zahraničních, nepatří k nejjednodušším. Situace je ještě zvýrazněna tím, že celou právní úpravu poskytování náhrad cestovních výdajů jako výdajů vzniklých zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce převzal od 1. 1. 2007 nový zákoník práce, tj. zákon č. 262/2006 Sb. (dále jen "zákoník práce"), který zároveň zrušil do té doby platný zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů. Tuto problematiku tak pro zaměstnance upravují příslušná ustanovení sedmé části zákoníku práce a na podnikatele-fyzické osoby se tato úprava uplatňuje skrze § 24 odst. 2 písm. k) bodu 3 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o daních z příjmů"). Je tomu tak proto, že zákoník práce se vztahuje na zaměstnance automaticky a na podnikatele prostřednictvím zákona o daních příjmů, přirozeně s odchylkami stanovenými v tomto zákoně.

Náhradu jízdních výdajů jako jednu ze základních náhrad cestovních výdajů (včetně výdajů za používání soukromého silničního motorového vozidla) upravují § 157 až § 160 a § 167 zákoníku práce.

Platná právní úprava zákoníku práce rozlišuje z hlediska možné výše přiznávaných a poskytovaných náhrad cestovních výdajů mezi zaměstnanci zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona nebo veřejným neziskovým ústavním zdravotnickým zařízením (tj. ve státní správě - sedmá část hlava III), a zaměstnavatele, který uvedenými subjekty není (tj. v podnikatelské sféře - sedmá část hlava II). Základní úprava je určena pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře v hlavě II a pro zaměstnavatele ve státní správě jsou v hlavě III stanoveny rozdíly.

PODMÍNKY URČUJE ZAMĚSTNAVATEL

Pokud zaměstnavatel vysílá svého zaměstnance na pracovní cestu (tuzemskou i zahraniční), určuje veškeré její podmínky výhradně sám zaměstnavatel. V § 153 je totiž jasně stanoveno, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování určí (tedy je povinen určit) předem (tj. před pracovní cestou) písemně zaměstnavatel. Přitom má povinnost přihlížet také k oprávněným zájmům zaměstnance.

Pouze v jediném případě není nutná předchozí písemná forma určení zmíněných podmínek podle zákoníku práce, a to tehdy, jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné a netrvá-li na ní zaměstnanec. Nicméně zaměstnanec nemůže nikdy dopředu stoprocentně vědět, zda jeho práva na cestovní náhrady budou, nebo nebudou nezpochybnitelná, neboť nemůže tušit, co se v průběhu pracovní cesty přihodí. Proto je namístě velice důrazně doporučit, aby zaměstnanci bez písemného určení podmínek pracovních cest ze strany zaměstnavatele nevyjížděli. Zaměstnanec tedy nemusí jinak prokazovat, že byl vyslán na pracovní cestu.

Podstatně složitější je situace u podnikatele. Protože o své pracovní cestě rozhoduje sám sobě, musí být schopen po jejím vykonání prokázat (především příslušným kontrolním orgánům), že se u něj jednalo skutečně o pracovní cestu a nikoliv soukromou. Prakticky to znamená, že musí být schopen doložit, že předmětná cesta má příčinnou souvislost s jeho legálně povolenou podnikatelskou činností, aby mohl výdaje, které mu při této (pracovní) cestě vzniknou, zahrnout do daňově uznatelných nákladů (samozřejmě v rozsahu stanoveném zákonem o daních z příjmů).

PRACOVNÍ CESTA

Platná právní úprava zákoníku práce je postavena na tom, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci náhrady výdajů, které mu vzniknou při výkonu práce při taxativně stanovených právních úkonech, a to v rozsahu a za splnění podmínek stanovených v zákoníku práce (viz § 151, sedmá část). Cestovními výdaji, za které zaměstnavatel poskytuje (tedy je povinen poskytovat) zaměstnanci cestovní náhrady, se podle § 152 zákoníku práce rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při zde taxativně stanovených právních úkonech, mezi kterými jsou podle písmene a), b) a c) uvedeny mimo jiné také pracovní cesty, konkrétně ve smyslu § 42 zákoníku práce cesty mimo pravidelné pracoviště a cesty v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Aby nedocházelo ke zbytečným pochybnostem, § 156 odst. 2 zákoníku práce pak jednoznačně stanoví, že pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta uvedená v § 152 písm. b) a c), tj. uvedená v předchozí větě.

Obecnou definici pracovní cesty obsahuje § 42 odst. 1 zákoníku práce. Zde je stanoveno, že pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody se zaměstnancem. Zaměstnavatelem může být samozřejmě i soukromý podnikatel - osoba samostatně výdělečná činná.

NÁHRADU JÍZDNÍCH VÝDAJŮ

Jak již bylo uvedeno výše, náhradu jízdních výdajů včetně výdajů za používání soukromého silničního motorového vozidla upravuje jak pro zaměstnance, tak pro podnikatele [skrze zákonný odkaz - viz § 24 odst. 2 písm. k) zákona o daních z příjmů] zákoník práce v § 157 až § 160 a v § 167. V bodě 3 § 24 odst. 2 písm. k) zákona o daních z příjmů jsou pak stanoveny odchylky platné pro podnikatele ve srovnání se zaměstnanci (poslední změna vyplývá z novely zákona o daních z příjmů č. 2/2009 Sb.).

V § 157 odst. 1 je nejprve stanovena zásada prokazatelnosti. Podle něj totiž platí, že náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Zásada prokazatelnosti je obecná, a nelze ji proto přehlédnout ani při používání soukromého silničního motorového vozidla, protože i zde je nutné určité výdaje prokazovat.

Ustanovení § 157 odst. 2 zákoníku práce je ve srovnání se zrušenou úpravou rozšířené a výrazně kompletnější: "Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek."

Toto ustanovení umožňuje zaměstnavateli postupovat při poskytování náhrad svým zaměstnancům při vysílání na pracovní cesty se schválením použití soukromého silničního motorového vozidla ve dvou variantách. Uvedená zákonná formulace totiž zahrnuje nejen "použití soukromého silničního motorového vozidla za náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného za určený (dohodnutý) veřejný hromadný dopravní prostředek" (známé již z § 7 odst. 7 zrušeného zákona č. 119/1992 Sb.), ale i "použití dohodnutého veřejného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy za náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného za jiný určený (dohodnutý) veřejný hromadný dopravní prostředek", např. autobus za náhradu odpovídající ceně letenky. Znění zákoníku práce je zde tedy ve srovnání se zrušeným zákonem o cestovních náhradách širší, a tudíž praktičtější.

Pokud se týká vsuvky "s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem" v textu zmíněného ustanovení, je vhodné podotknout, že se vztahuje výhradně k zaměstnavateli, kterým je fyzická osoba-podnikatel, a to s cílem, aby takový zaměstnavatel nemohl poskytovat svým zaměstnancům silniční motorové vozidlo, které si pořizuje na finanční leasing s přiznáváním náhrady za použití vozidla za každý ujetý kilometr.

NÁHRADA ZA POUŽÍVÁNÍ SOUKROMÉHO SILNIČNÍHO MOTOROVÉHO VOZIDLA

V odstavci 3 § 157 je stanoveno základní pravidlo, podle kterého přísluší zaměstnanci (tedy mu vzniká nárok), použije-li při pracovní cestě na žádost zaměstnavatele (v podstatě se jedná o dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, protože zaměstnavatel nemůže zaměstnanci jednostranně nařídit, aby k výkonu práce používal vlastní předměty) soukromé silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, za každý jeden kilometr jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Z uvedeného je zřejmé, že náhrada za používání soukromého silničního motorového vozidla se skládá ze dvou částí, a to ze základní náhrady a z náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu.

ROZDÍLY PRO PODNIKATELE

Zcela rozdílná je platná právní úprava vztahující se k fyzickým osobám-podnikatelům. Z § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 zákona o daních z příjmů vyplývá, že pokud chce podnikatel-fyzická osoba do daňově uznatelných nákladů zahrnovat za sebe při používání soukromého silničního motorového vozidla stejné náhrady (ve stejném rozsahu) jako za své zaměstnance, musí používat při svých pracovních cestách (tj. takových cestách, které mají prokazatelně příčinnou souvislost s jeho legálně povolenou podnikatelskou činností) pouze a výhradně vlastní silniční motorové vozidlo. Podnikatel-fyzická osoba musí být schopen prokázat vlastnické právo k takovému vozidlu např. kupní smlouvou, darovací smlouvou apod.; není přitom rozhodující, kdo je zapsán do technického průkazu vozidla. Většinou se bude zřejmě jednat o osobní motorové vozidlo, neboť pokud by šlo o soukromý nákladní automobil, autobus nebo traktor, budou je podnikatelé pravděpodobně upřednostňovat k zahrnutí do obchodního majetku.

V § 24 odst. 2 písm. k) zákona o daních z příjmů je totiž uvedeno, že do daňově uznatelných nákladů se zahrnují mimo jiné také výdaje (náklady) na pracovní cesty, tedy cesty podnikatelů, včetně výdajů (nákladů) na pracovní cesty spolupracujících osob (§ 13) a společníků veřejných obchodních společností a komanditních společností, a to maximálně ve výši podle zvláštních předpisů (s odkazem na zákoník práce), pokud není stanoveno jinak, přičemž v bodě 3 tohoto ustanovení se určuje, že mezi daňově uznatelné výdaje jsou zahrnuty také výdaje na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem nezahrnutým do obchodního majetku poplatníka (podnikatele) ve výši sazby základní náhrady, a to maximálně do výše sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a), a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Současně je zde stanoveno, že "na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, nebo bylo u poplatníka předmětem finančního pronájmu s následnou koupí najaté věci a nájemné (jeho část) uplatnil (uplatňuje) jako výdaj na dosažení, zajištění a udržení příjmů a u silničního motorového vozidla vypůjčeného, ve výši náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty".

Novela zákona o daních z příjmů č. 2/2009 Sb. přinesla nové znění § 24 odst. 2 písm. k) bod 3, když jeho třetí a čtvrtou větu nahradila takto: "Pro stanovení výdajů za spotřebované pohonné hmoty lze použít ceny stanovené zvláštním právním předpisem vydaným pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru, který je účinný v době konání cesty." Přechodné ustanovení k tomu dodává, že tato úprava je účinná ode dne nabytí účinnosti novely a lze ji použít již za zdaňovací období roku 2008. Použije-li ale podnikatel ceny vyšší, je povinen je doložit doklady o jejich nákupu. U nákladních automobilů a autobusů se použije sazba základní náhrady pro osobní silniční motorové vozidlo, a to maximálně do výše sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a), tj. ve výši 3,90 Kč v letošním roce. Uvedená změna prakticky znamená, že podnikatelé mají od roku 2008 na výběr tři možnosti:

- buď počkají na Pokyn Ministerstva financí (který je vydáván počátkem následujícího kalendářního roku pro uplynulé zdaňovací období), nebo

- budou používat vyhlášku Ministerstva práce a sociálních věcí (tj. platnou pro loňský rok, tj. č. 357/2007 Sb., neboť se jedná o uplynulé zdaňovací období), nebo

- budou dokládat cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu pohonné hmoty, ze kterého bude patrná souvislost s pracovní cestou.

Z uvedeného je zřejmé, že pro podnikatele platí shodná pravidla v poskytování náhrad za používání soukromých silničních motorových vozidel pro daňové uznání jako pro zaměstnance, aby je neměl předmětem daně. Rozdíl je v tom, že zaměstnanec si může pro svou pracovní cestu půjčit soukromé silniční motorové vozidlo od kohokoliv (s výjimkou svého zaměstnavatele, kterým je soukromý podnikatel), podnikatel však musí své pracovní cesty vykonávat pouze vlastním silničním motorovým vozidlem (musí být schopen prokázat vlastnické právo k němu, jestliže si chce přiznané náhrady za sebe zahrnout také do daňových výdajů).

VÝŠE SAZBY ZÁKLADNÍ NÁHRADY

Ustanovení § 157 odst. 4 a 5 zákoníku práce stanoví výši základní náhrady za jeden kilometr jízdy, a to pro nejběžněji používané soukromé silniční dopravní prostředky pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře, přičemž zde stanovená výše základní náhrady představuje pouze dolní limity. Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře proto mohou o zvýšení této základní náhrady rozhodovat podle vlastního uvážení; omezení vychází až z principu zdaňování těchto náhrad stanoveného zákonem o daních z příjmů, úzce tedy souvisí se zdaňováním podle zákona o daních z příjmů (viz dále).

Prakticky to znamená, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům sazbu základní náhrady navyšovat bez jakéhokoliv omezení. Pro zaměstnance bude ale každé navýšení nad současné 3,90 Kč za jeden kilometr zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 zákona o daních z příjmů. Pro zaměstnavatele bude tato zaměstnanci přiznaná navýšená částka zpojistnitelná, tzn. že z ní bude muset za zaměstnance odvést sociální a zdravotní pojištění [protože celá částka je na straně zaměstnavatele daňově uznatelný náklad podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů].

Sazba základní náhrady za jeden kilometr jízdy podle § 157 odst. 4 zákoníku práce (po novelizaci vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí č. 451/2008 Sb. pro kalendářní rok 2009, vydanou na základě zmocnění § 189 odst. 1 zákoníku práce) činí pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře nejméně u:

- jednostopých vozidel a tříkolek 1,10 Kč,

- osobních silničních motorových vozidel 3,90 Kč s tím, že při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zvýší zaměstnavatel sazbu základní náhrady za jeden kilometr jízdy nejméně o 15 procent.

Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů poskytne zaměstnavatel zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než v jaké je stanovena pro osobní silniční motorová vozidla, tedy nejméně ve výši 7,80 Kč.

Pokud zaměstnavatel v podnikatelské sféře neurčí nebo nesjedná vyšší sazbu základní náhrady před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, náleží zaměstnanci sazba základní náhrady v uvedené výši, tedy stanovené v § 157 odst. 4 a 5, potažmo v novele vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí. Tento postup vyplývá z § 158 odst. 1 zákoníku práce, kde je přesně stanoveno, že nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší mu sazba základní náhrady podle § 157 odst. 4 a 5.

Současná právní úprava pro zaměstnavatele ve státní správě je jednoznačná a striktnější, neboť je v § 175 zákoníku práce kategoricky určeno, že sazba základní náhrady stanovená v § 157 odst. 4 a 5, potažmo v novelizované vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí pro příslušný kalendářní rok, je pro zaměstnavatele ve státní správě (hlava III zákoníku práce) závazná a nemůže ji sjednat nebo před pracovní cestou určit odchylně. Tím je v podstatě dán také limit pro realizaci platného principu zdaňování cestovních náhrad na straně zaměstnanců a daňové uznatelnosti na straně zaměstnavatelů.

Sazba základní náhrady jako zdanitelný příjem zaměstnance?

Zcela odlišnou problematiku představuje v této souvislosti daňová otázka, přesněji řečeno, do jaké výše není sazba základní náhrady předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a od jaké výše je naopak zdanitelným příjmem zaměstnance, a to podle § 6 odst. 1 zákona o daních z příjmů.

Odpověď na tuto otázku zahrnuje novelizované znění § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů (viz novela č. 264/2006 Sb., XLII. část). Zde je stanoveno, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně (tj. z příjmů fyzických osob), kromě příjmů, které nejsou předmětem daně podle § 3 odst. 4 (téhož zákona), dále (mimo jiných) nejsou "a) náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem [s odkazem na například část sedmá hlava třetí zákoníku práce - pozn. aut.] pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní předpis, jsou zdanitelným příjmem podle odstavce 1."

Z uvedeného fakticky vyplývá, že na straně zaměstnance předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů, tedy ani sazba základní náhrady, do výše horních limitů stanovených pro zaměstnance zaměstnavatele státní správy (viz část sedmá hlavy třetí § 175 zákoníku práce, respektive § 157 odst. 4 a 5 zákoníku práce), to znamená do výše 1,10 Kč, 3,90 Kč a 7,80 Kč.

Částky sazby základní náhrady přesahující uvedené limity jsou pro zaměstnance vždy zdanitelným příjmem.

Citované ustanovení zákona o daních z příjmů je obecné v tom smyslu, že v něm stanovené limity (viz formulace "stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem", kterým je zákoník práce v hlavě platné pro zaměstnavatele státní správy) platí jak pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře, tak ve státní správě. Toto omezení platí rovněž pro podnikatele, a to od 1. 1. 2008 [vzhledem k doplnění § 24 odst. 2 písm. k) bodu 3 zákona o daních z příjmů - viz novela provedená zákonem č. 261/2007 Sb.].

Uznatelnost nákladů

Vedle novelizace § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů byl novelizován také § 24 odst. 2 písm. zh) téhož daňového zákona, podle kterého postupuje zaměstnavatel při rozhodování, kolik z cestovních náhrad přiznaných svým zaměstnancům může zahrnout do svých daňově uznatelných nákladů. Je v něm stručně určeno, že do daňově uznatelných nákladů zahrnuje zaměstnavatel za své zaměstnance náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem (s odkazem na zákoník práce). Prakticky to znamená, že zaměstnavatel zahrnuje do daňově uznatelných nákladů náhrady cestovních výdajů za zaměstnance v rozsahu, v jakém je skutečně přiznává.

To platí samozřejmě i pro podnikatele-fyzickou osobu, pokud zaměstnává zaměstnance a vysílá je na pracovní cesty, při kterých zaměstnancům vznikne nárok na náhrady cestovních výdajů. Jestliže však bude zaměstnavatel v podnikatelské sféře přiznávat svým zaměstnancům sazbu základní náhrady ve vyšších částkách než stanoví vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí, částka, která je na straně zaměstnance zdanitelným příjmem, je současně pro zaměstnavatele zpojistnitelná, tudíž z ní musí za zaměstnance odvést sociální a zdravotní pojištění.

NÁHRADA ZA SPOTŘEBOVANOU POHONNOU HMOTU

Způsob výpočtu náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu upravuje zákoník práce v § 158 a pro zahraniční pracovní cesty v § 167. V § 158 odst. 2 je sice stanoveno, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty, avšak důsledná aplikace tohoto ustanovení není fakticky možná, protože silniční motorová vozidla nejsou ještě tak dokonalá, aby byla schopná odměřovat skutečně spotřebovanou pohonnou hmotu pro každou konkrétní pracovní cestu. Způsob výpočtu se proto i v současnosti uskutečňuje za pomoci údajů v technickém průkazu vozidla, tedy jako v době účinnosti zrušené právní úpravy.

Cenu pohonné hmoty buď zaměstnanec doloží příslušným dokladem, nebo se bude náhrada počítat podle průměrné ceny pohonné hmoty stanovené Ministerstvem práce a sociálních věcí v prováděcím předpisu vydaném podle § 189 zákoníku práce (pro kalendářní rok 2009 je to vyhláška č. 451/2008 Sb.). Výše průměrné ceny za jeden litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce, potažmo vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 451/2008 Sb., pro kalendářní rok 2009, činí:

- 26,30 Kč u benzinu automobilového 91 oktanů,

- 26,80 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,

- 29,00 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,

- 28,50 Kč u motorové nafty.

V případě, že bude nakoupen jiný druh benzinu než výše uvedený, uplatní se cena toho druhu, který má shodné oktanové číslo, a pokud nebude ani to shodné, pak cena benzinu s nejbližším oktanovým číslem.

Platná právní úprava již striktně od zaměstnance nevyžaduje prokazování ceny pohonné hmoty dokladem o jejím nákupu s datem shodným s konáním pracovní cesty. Podle § 158 odst. 3 zákoníku práce prokazuje zaměstnanec cenu pohonné hmoty dokladem o jejím nákupu, z něhož je patrná souvislost s pracovní cestou, což posuzuje vždy zaměstnavatel. Pravděpodobně nebude akceptován např. doklad s datem po ukončení pracovní cesty.

V § 158 odst. 3 je dále stanoveno, že pokud zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 zákoníku práce, tedy příslušnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, z nichž je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

Poslední odstavec § 158 zákoníku práce upravuje už jen postupová pravidla ke zjištění potřebných údajů pro samotný výpočet předmětné spotřeby. Podle základního pravidla vypočítá spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. V této souvislosti dochází v praxi velmi často k dohadům, zda zaměstnavatel může vyžadovat na zaměstnanci fotokopii technického průkazu. Skutečnost je taková, že ji zaměstnavatel není oprávněn vyžadovat, protože to jednak nestanoví zákoník práce (který pouze stanoví povinnost předložení technického průkazu k nahlédnutí a ověření údajů, jež zaměstnanec použil k výpočtu náhrady), jednak by to bylo v rozporu se zákonem o ochraně osobních dat. Je třeba vzít na vědomí určitou míru odpovědnosti příslušných zaměstnanců zaměstnavatele, kteří zpracovávají "cestovní příkazy" nebo jinou formu vyúčtování pracovních cest zaměstnanců, a proto musí být postačující, když tito ověří zaměstnancem použité údaje nahlédnutím do předloženého technického průkazu a stvrdí je svým podpisem s datem na příslušném vyúčtování.

Pokud technický průkaz vozidla (použitého při pracovní cestě zaměstnancem) neobsahuje údaje o spotřebě, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud jejich spotřebu prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Zaměstnavatel může na zaměstnanci vyžadovat, aby si na vlastní náklady zajistil pro účely výpočtu náhrady výdajů za pohonné hmoty doplnění potřebných údajů autorizovanou zkušebnou motorových vozidel nebo Ústavem pro výzkum motorových vozidel. Totéž platí rovněž pro změnu používané pohonné hmoty, tj. pro vozidla upravená na plynový pohon, pokud se takové soukromé silniční motorové vozidlo používá pro pracovní cesty.

V § 158 odst. 4 zákoníku práce je přímo zakotvena ještě úprava pro používání údaje o spotřebě z norem Evropských společenství. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství (to je poslední, tedy třetí z uvedených údajů a je prostřední hodnoty). Konkrétní číslo uvedené normy Evropských společenství není rozhodující. Není-li však tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v něm uvedených - tedy stejně jako v minulosti.

POUŽÍVÁNÍ SOUKROMÝCH VOZIDEL ZAMĚSTNANCI V ZAHRANIČÍ

Platná právní úprava zákoníku práce se v § 167 výrazně přiblížila požadované praxi při používání soukromých silničních motorových vozidel zaměstnanci při pracovních cestách do zahraničí tím, že zrušila limit 350 km ujetých v zahraničí za náhradu v české měně. Princip je tak shodný jako u tuzemských pracovních cest, při zahraničních se však náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu poskytuje v zásadě v cizí měně za všechny kilometry ujeté v zahraničí. Zmíněné ustanovení přesně určuje, že náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci ve výši a za podmínek určených v § 157 až § 160 s tím, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky (tedy všechny v zahraničí).

Je třeba dodat, že zákoník práce je velmi důsledný, neboť počítá i s tím, že zaměstnanec z vážných důvodů není schopen prokázat cenu pohonné hmoty zakoupené v zahraničí. Pro tuto situaci je přesně stanoveno, že nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může mu za ni poskytnout zaměstnavatel náhradu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

V praxi tedy zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně, pokud zaměstnanec prokáže její cenu dokladem o nákupu (ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou), nebo na základě jeho prohlášení o její výši v zahraničí, jestliže z vážných důvodů nebyl schopen cenu pohonné hmoty doložit. Pokud nebude zaměstnanec trvat na poskytnutí náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně, může mu ji zaměstnavatel poskytnout v české měně s průměrnou cenou pohonné hmoty stanovenou Ministerstvem práce a sociálních věcí v příslušném prováděcím předpisu vydaném podle § 189 (tj. příslušnou vyhláškou).


Marie Salačová
právnička, Praha

Související