Nový zákoník práce převzal celou úpravu poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců do své sedmé části a zrušil do té doby platný zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách.

PODMÍNKY PRACOVNÍ CESTY

Pokud zaměstnavatel vysílá svého zaměstnance na pracovní cestu (tuzemskou i zahraniční), určuje dle § 153 zákoníku práce její veškeré podmínky. V tomto ustanovení je totiž uvedeno, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování určí (tedy je povinen určit) předem (tj. před pracovní cestou) písemně zaměstnavatel. Přitom má povinnost přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Pouze v jediném případě není podle zákoníku práce nutná předchozí písemná forma určení podmínek, a to tehdy, jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výše nezpochybnitelné a zaměstnanec na ní netrvá. Problém však podle mého názoru spočívá v tom, že zaměstnanec nemůže předem stoprocentně vědět, zda jeho práva na cestovní náhrady budou, nebo nebudou nezpochybnitelná, protože nikdy dopředu neví, co se v průběhu pracovní cesty přihodí. Přitom právě při používání soukromých silničních motorových vozidel mohou být nečekané události dosti nepříjemné, zejména při dopravních nehodách.

VÝDAJE PŘI PRACOVNÍ CESTĚ

Z § 151 zákoníku práce je zřejmé, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce v rozsahu a za podmínek stanovených v sedmé části tohoto zákoníku.

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se pak podle § 152 zákoníku práce rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při právních úkonech taxativně stanovených v tomto ustanovení, mezi kterými jsou pod písmeny a), b) a c) uvedeny také pracovní cesty. Jedná se konkrétně o pracovní cesty ve smyslu § 42 zákoníku práce, cesty mimo pravidelné pracoviště a cesty v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Aby nedocházelo ke zbytečným pochybnostem, § 156 odst. 2 zákoníku práce jednoznačně stanoví, že pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považují i cesty uvedené v § 152 písm. b) a c), tj. cesty zmíněné v předchozí větě.

Obecnou definici pracovní cesty obsahuje § 42 odst. 1 zákoníku práce. Zde je stanoveno, že pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pozor na to, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním.

NÁHRADA JÍZDNÍCH VÝDAJŮ

Náhradu jízdních výdajů, včetně těch za používání soukromého silničního motorového vozidla, upravuje § 157 až § 160 a § 167 zákoníku práce.

Pro úplnost je třeba připomenout, že nová platná právní úprava zákoníku práce rozlišuje poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům zaměstnavatele, který není (tj. v podnikatelské sféře, viz sedmá část hlava II) a který je (tj. ve státní správě, viz sedmá část hlava III) státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona. Základní úprava je pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře v hlavě II, v hlavě III jsou stanoveny odchylky pro zaměstnavatele ve státní správě.

Ve výše zmíněném § 157 odst. 1 je nejprve stanovena známá zásada prokazatelnosti, neboť platí, že náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Zásada prokazatelnosti je obecná, a nelze ji tedy přehlédnout ani při používání soukromého silničního motorového vozidla - i zde je totiž nutné určité výdaje prokazovat.

Následující odstavce § 157 a dále § 158 a § 167 se pak vztahují výhradně k používání soukromého silničního motorového vozidla.

V § 157 odst. 2 dává zákoník práce možnost, aby se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodl na použití buď soukromého silničního motorového vozidla nebo určeného jiného veřejného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy za náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za jiný určený hromadný dopravní prostředek. V tomto ustanovení je přesně uvedeno: "Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek." Tato zákonná formulace zahrnuje tedy nejen "použití soukromého silničního motorového vozidla za náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného za určený (dohodnutý) veřejný hromadný dopravní prostředek" (varianta známá z § 7 odst. 7 zrušeného zákona č. 119/1992 Sb.), ale i "použití dohodnutého veřejného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy za náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného za jiný určený (dohodnutý) veřejný hromadný dopravní prostředek", např. autobus za náhradu odpovídající ceně letenky. Formulace zákoníku práce je tedy ve srovnání se zrušeným zákonem o cestovních náhradách širší, a tudíž praktičtější. Pokud se týká vsuvky "s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem" v zákonném textu zmíněného ustanovení, je vhodné podotknout, že se vztahuje výhradně k zaměstnavateli, kterým je fyzická osoba-podnikatel, a to s cílem, aby tento zaměstnavatel nemohl poskytovat svým zaměstnancům silniční motorové vozidlo, které si pořizuje na finanční leasing s přiznáváním náhrady za použití vozidla za každý ujetý kilometr.

V následujícím, třetím odstavci je stanoveno základní pravidlo, podle kterého přísluší zaměstnanci, pokud použije při pracovní cestě se souhlasem, resp. na žádost zaměstnavatele (v podstatě se jedná o dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, protože zaměstnavatel nemůže zaměstnanci jednostranně nařídit, aby k výkonu práce používal vlastní předměty), soukromé silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, za každý jeden kilometr jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Z toho je zřejmé, že náhrada za používání soukromého silničního motorového vozidla se skládá ze dvou částí, a to základní náhrady a náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu.

ZÁKLADNÍ NÁHRADA

Odst. 4 a odst. 5 § 157 stanoví pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře výši základní náhrady za jeden kilometr jízdy, a to pro nejběžněji používané soukromé silniční dopravní prostředky. Jde totiž o to, že pro podnikatelskou sféru jsou pro výši základní náhrady za jeden kilometr jízdy stanovené pouze dolní limity (horní limity stanovené nejsou, a proto si zaměstnavatelé v podnikatelské sféře o výši této základní náhrady mohou rozhodovat podle vlastního uvážení). Tato skutečnost samozřejmě úzce souvisí se zdaňováním podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů; tato záležitost bude vysvětlena později.

Podle § 157 odst. 4 činí sazba základní náhrady za jeden kilometr jízdy pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře:

- u jednostopých vozidel a tříkolek nejméně 1,00 Kč,

- u osobních silničních motorových vozidel nejméně 3,80 Kč,

s tím, že při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za jeden kilometr jízdy zvýší nejméně o 15 procent. Sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 zákoníku práce.

Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci podle § 157 odst. 5 nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovená pro osobní silniční motorová vozidla (3,80 Kč), to znamená nejméně ve výši 7,60 Kč.

Pokud zaměstnavatel v podnikatelské sféře neurčí nebo nesjedná sazbu základní náhrady před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší, náleží zaměstnanci sazba základní náhrady ve shora uvedené výši. Tento postup vyplývá z § 158 odst. 1 zákoníku práce, kde je výslovně stanoveno: "Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci sazba základní náhrady podle § 157 odst. 4 a 5."

Pokud se jedná o zaměstnavatele ve státní správě, je platná právní úprava striktnější, neboť v § 175 zákoníku práce je kategoricky stanoveno, že sazba základní náhrady stanovená v § 157 odst. 4 a 5 je pro zaměstnavatele ve státní správě (hlava III) závazná a zaměstnavatel ji nemůže sjednat nebo před pracovní cestou určit odchylně. To prakticky znamená, že zaměstnanci zaměstnaní u zaměstnavatele ve státní správě mohou mít přiznávané pouze sazby základní náhrady ve výši uvedené v § 157 odst. 4 a 5 zákoníku práce a nemohou se od nich odchýlit.

Daňové dopady

Zcela odlišnou problematiku v této souvislosti představuje otázka daňová, přesněji řečeno, do jaké výše není sazba základní náhrady předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a od jaké výše je naopak zdanitelným příjmem zaměstnance, a to podle § 6 odst. 1 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.

Odpověď na danou otázku zahrnuje novelizované znění § 6 odst. 7 písm. a) citovaného daňového zákona (viz 42. část zákona č. 264/2006 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákoníku práce). Zde je totiž stanoveno, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně (tj. daně z příjmů fyzických osob), kromě příjmů, které nejsou předmětem daně podle § 3 odst. 4 (téhož zákona), také nejsou: "a) náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem [s odkazem - například část sedmá hlava třetí zákoníku práce] pro zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní předpis, jsou zdanitelným příjmem podle odstavce 1."

Z uvedeného vyplývá, že na straně zaměstnance nejsou předmětem daně náhrady cestovních výdajů, tedy i sazba základní náhrady do výše horních limitů stanovených pro zaměstnance zaměstnavatele státní správy (část sedmá hlavy třetí), to znamená do výše 1,00 Kč, 3,80 Kč a 7,60 Kč (§ 175 zákoníku práce ve spojení s § 157 odst. 4 a odst. 5 zákoníku práce). Částky sazby základní náhrady přesahující tyto limity jsou však pro zaměstnance vždy zdanitelným příjmem. Je tomu tak proto, že výše citované ustanovení zákona o daních z příjmů je obecným ustanovením v tom smyslu, že platí v něm stanovené limity (vyplývá z formulace "stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem", kterým je zákoník práce v hlavě platné pro zaměstnavatele státní správy) jak pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře, tak i ve státní správě.

Vedle novelizace zmíněného § 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, byl novelizován rovněž § 24 odst. 2 písm. zh) téhož daňového zákona, podle kterého postupuje zaměstnavatel při rozhodování, kolik z přiznaných cestovních náhrad svým zaměstnancům může zahrnout do daňově uznatelných nákladů. V tomto ustanovení je stručně stanoveno, že do daňově uznatelných nákladů zahrnuje zaměstnavatel za své zaměstnance náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem (s odkazem na zákoník práce). Prakticky to znamená, že zaměstnavatel zahrnuje do daňově uznatelných nákladů náhrady cestovních výdajů za zaměstnance v tom rozsahu, v jakém je skutečně přiznává.

NÁHRADA ZA SPOTŘEBOVANOU POHONNOU HMOTU

Způsob výpočtu náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu upravuje § 158 a § 167 (pro zahraniční pracovní cesty) zákoníku práce.

V § 158 odst. 2 je sice stanoveno, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty, avšak důsledná aplikace tohoto znění není fakticky možná, protože silniční motorová vozidla nejsou ještě tak dokonalá, aby byla schopná odměřovat skutečně spotřebovanou pohonnou hmotu pro každou konkrétní pracovní cestu. Proto se způsob výpočtu uskutečňuje i při nové právní úpravě zákoníku práce za pomoci údajů v technickém průkazu vozidla, tedy jako při zrušené právní úpravě.

Cena pohonné hmoty bude buď zaměstnancem doložena příslušným dokladem, nebo bude počítáno s průměrnou cenou pohonné hmoty stanovenou Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR v příslušném prováděcím předpisu vydaném podle § 189 zákoníku práce (pro kalendářní rok 2007 je to vyhláška č. 577/2006 Sb.).

Zákoník práce přinesl změnu, která se líbí především zaměstnancům, protože od 1. 1. 2007 již nemusejí prokazovat cenu pohonné hmoty dokladem datumově shodným s konáním pracovní cesty, nýbrž mají podle § 158 odst. 3 zákoníku práce povinnost prokazovat cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Posuzování otázky souvislosti doloženého dokladu prokazujícího cenu pohonné hmoty s pracovní cestou zaměstnance je ponecháno zaměstnavateli. Zřejmě nebude akceptován např. doklad s datem po ukončení pracovní cesty. Uvedené ustanovení obsahuje v návaznosti pravidlo, podle kterého, pokud zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 zákoníku práce, tj. příslušnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Okolnost hodnověrnosti zaměstnancem předkládaných dokladů přísluší posuzovat opět zaměstnavateli. Současně je ale stanoveno, že pokud zaměstnanec prokazuje cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

Pravidla ke zjištění údajů pro výpočet spotřeby

Poslední odstavec § 158 zákoníku práce upravuje postupová pravidla ke zjištění údajů potřebných pro samotný výpočet předmětné spotřeby. Podle základního pravidla vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, který je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit.

V této souvislosti dochází v praxi velmi často k dohadům, zda je, nebo není zaměstnavatel oprávněn vyžadovat na zaměstnanci fotokopii technického průkazu. Skutečnost je taková, že zaměstnavatel nemůže (není oprávněn) vyžadovat na zaměstnanci fotokopii technického průkazu použitého vozidla, protože to jednak nestanoví zákoník práce (zákoník práce stanoví pro zaměstnance pouze povinnost předložení, tj. k nahlédnutí a ověření údajů, které zaměstnanec použil k výpočtu náhrady) a jednak by to bylo v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů. Je třeba vzít na vědomí určitou míru odpovědnosti příslušných zaměstnanců zaměstnavatele, kteří zpracovávají "cestovní příkazy" nebo jinou formu vyúčtování pracovních cest zaměstnanců, a proto musí být postačující, jestliže tito zaměstnanci ověří nahlédnutím do předloženého technického průkazu zaměstnancem použité údaje a stvrdí to na příslušném vyúčtování svým podpisem (s datem). Zcela evidentně není třeba podle zákonného textu vyžadovat fotokopie a opatrovat šanony, kde jsou uložené.

Uvedené ustanovení dále určuje, že pokud technický průkaz vozidla (použitého při pracovní cestě zaměstnancem) údaje o spotřebě neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Je nutné připustit, že zaměstnavatel může v této věci vyžadovat po svém zaměstnanci, aby si zajistil pro účely výpočtu náhrady výdajů za pohonné hmoty doplnění potřebných údajů autorizovanou zkušebnou motorových vozidel nebo Ústavem pro výzkum silničních motorových vozidel (v Praze 9, Lihovarská 12). Totéž platí i pro změnu používané pohonné hmoty, tj. pro vozidla upravená na plynový pohon, pokud se takové soukromé silniční motorové vozidlo používá pro pracovní cesty.

V § 158 odst. 4 zákoníku práce je dále zakotvena úprava pro používání údaje o spotřebě z norem Evropských společenství. Je výslovně stanoveno, že při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství (to je poslední, tedy třetí z uvedených údajů a je prostřední hodnoty). Konkrétní číslo uvedené normy Evropských společenství není rozhodující. Není-li však tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu. Prakticky to znamená, že když zaměstnanec nemá v technickém průkazu použitého vozidla údaje podle norem Evropských společenství, vypočítává se spotřeba pohonné hmoty vozidla i nadále aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu, tedy fakticky jako při předchozí úpravě.

ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTY

Nový zákoník práce přinesl důležité změny též pro používání soukromých silničních motorových vozidel zaměstnanci při zahraničních pracovních cestách. Tyto změny zahrnuje v konkrétní podobě § 167.

Princip je shodný jako u tuzemských pracovních cest, při zahraničních pracovních cestách se však v zásadě poskytuje nově náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně za všechny kilometry ujeté v zahraničí.

To prakticky znamená, že starý limit prvních 350 kilometrů ujetých v zahraničí s nárokem na náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu stále v české měně, je konečně zrušen. Zmíněné ustanovení přesně určuje, že náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci ve výši a za podmínek stanovených v § 157 až § 160 s tím, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky (tedy všechny v zahraničí).

Je třeba dodat, že zákoník práce je velmi důsledný, neboť počítá i s tím, že zaměstnanec nemusí být z vážných důvodů schopen prokázat cenu pohonné hmoty ze zahraničí. Pro tuto situaci je přesně stanoveno, že nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení. To prakticky znamená, že zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně, pokud zaměstnanec prokáže její cenu dokladem o nákupu (z něhož je patrná souvislost s pracovní cestou) anebo na základě jeho prohlášení o výši této ceny v zahraničí, jestliže z vážných důvodů nebyl schopen cenu pohonné hmoty doložit.

Pokud zaměstnanec nebude trvat na poskytnutí náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně, může mu ji zaměstnavatel poskytnout v české měně s průměrnou cenou pohonné hmoty stanovenou Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR v příslušném prováděcím předpisu vydaném podle § 189 (tj. příslušnou vyhláškou).

Konkrétní příklady týkající se zpracované problematiky naleznete v následujícím čísle Právního rádce v rubrice "Ptáte se - odpovídáme".

Marie Salačová
právnička, Praha

Související